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从管理订单到管理供应商，帮你摘掉“小采购”这顶帽子

来源：本站 2016年11月02日

 

如果有人问，采购做什么？

 

我想主要做两个层面的事：在订单层面下单、跟单、催单、收货、付款等；在供应商层面评估、选择供应商，并管理供应商总体绩效。这两个层面的事相互关联、相辅相成。采购部门的普遍问题是过多资源花在订单操作层面，没有精力把供应商层面的事做到位；而供应商层面的事没做好，订单层面的问题就会更多，形成恶性循环。

                   而订单层面的问题有两类：
            ① 急单处理，例如生产线断料。这是“紧急而且重要”的事，不能不做。急单避免不了，但如果需求管理不到位，需求一落地就成急单，或者供应商管理不到位，质量、交期问题不断，急单就成了系统性问题，不但消耗操作层的大量资源，而且也成了管理层的梦魇。     

 

② 订单处理自动化程度低，手动操作，消耗基层的大量时间，导致没有精力来管理需求和供应商。例如很多公司围绕订单的价格、数量、交期等都由Email确认，而后手工输入系统，效率低、准确度差，信息流低效，就注定产品流、资金流不会高效。供应链就注定低效。

 

上述两类问题，大家都知道是“小采购”，但不能不解决，否则公司没法运作。要想解决，也得从两方面着手：信息技术和供应商管理。

 

先说信息技术。围绕订单的操作，几乎没有不能电子化的。使用百卓优采采购管理软件，自动生成订单，并发送给供应商。生产性企业，90%以上的订单业务都可以电子化、自动化，剩下的是例外，需要人工介入。这样，采购团队就可从机械操作中脱身出来，做更重要、更有价值的事：管理供应商和内部客户。

    供应商管理包括战略寻源和供应商绩效管理。通过百卓优采，坐拥中国制造网和百卓采购网数百万的供应商资源，寻源工作到位，选到了合适的供应商，就如生了个聪明的宝宝，以后的教育、培养都好办；通过百卓优采的供应商管理功能，供应商整体绩效管理到位，订单层面的问题就会大幅减少，订单管理就会走上良性循环。这样搞定了供应，然后才能一方面有资格、另一方面有精力来管理内部客户，例如及早介入需求定义、尽早获知预测，避免系统性的急单。这样采购就做成了“大采购”。

 

 

所以要摘下“小采购”的帽子，需要三步走：

（1）在订单层面用百卓优采，把员工从机械操作中解放出来；

（2）员工有精力，才能更好地做好供应商选择与管理的任务；

（3）订单和供应商层面的事做好了，才能提高内部客户对采购的认可度，增加采购在公司的话语权，也利于管理需求。

 

    这三步尽管相互交叉，互相影响，但还是有一定的循序渐进，上一个阶段的任务完成了，才有精力、有威信做好下一个任务。

   
 

 

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