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采购累不累?关键在这里!

来源:本站 2016年09月22日

 

又是一个周一,小采又开始了新一周的工作。

 

9:30 在与仓库的同事确认周末的到货情况,很好,大家都按时送到了。
 

9:45 电话响起,是销售询问本应周末到货的物料,为什么不问仓库?(仓库虽然知道物料到了,但也不知道请购人是谁啊)

9:50 本周预计还有20批的到货,开始打电话确认一下供应商是否能按时发出。期间又接到N个人问之前已经到货的物料情况。

10:30 与制造部门开会,得知周末有一台设备出了问题,制造临时调整了计划,将下周的计划提前了,意味着有2张预计下周送货的采购单要提前到货。

11:00 打电话与供应商协商提前到货的事宜。

11:30 销售部门开完会后,通知有一张紧急销售订单需要插单,刚刚才确认的计划又要修改。频繁的修改生产计划导致了采购成本的增加,仓库周转率的降低。小采不止一次尝试过和领导沟通采购交期频繁的变化,即不利于和供应商的议价,也会造成库存周转率的提升。领导的回复只有一句话:数据呢,影响了多少?

13:00 生产告知有一种物料仓库没货了,不对啊,上周五盘点的时候数量还是足够的,看了仓库的盘点邮件,不是说准确率99.8%的吗?

经历了一下午的催货,协商交期,快下班的时候仓储负责人又跑来,仓库进了一堆物料还没用,这里又在不停的要催货,仓库东西越来越多,出入库的效率又收到了影响……

以上小采遇到的问题相信不是个例,很多时候,采购人员在供应商面前也许觉得自己还有点话语权,但是到了公司内部就完全变成一个服务性的部门。似乎大家都觉得:“采购就是花钱的啊,花钱买东西还不容易吗?”

但是需求的不确定,计划的频繁变更确实都对采购成本有直接的影响。

相信大家都听说过采购的5R:适时(Righttime)、适质(Right quality)、适量(Rightquantity)、适价(Right price)、适地(Rightplace)企业采购过程中要遵循5R原则,才能使采购效益最大化。可是在互联网,大数据的背景下,采购人员面对的信息量也越来越多。大量的信息,不同的维度,同时面对不同部门的人员,使得采购的工作很难找到平衡,一味的降低采购的价格真的就是降低采购的“成本”了吗?

下面我们就举例来看看百卓优采如何去量化“时”“量“对于最终采购成本的影响呢?

在百卓优采中对于采购物品有一个属性叫做“采购提前期”这里是用于录入供应商给到我们的标准交期。当然,作为采购的我们肯定不能告诉公司,“需求日期-请购日期<采购提前期”的请购需求我们不接受,但是对于这样的订单系统会自动标注为“紧急采购”,一个月下来,“紧急采购”订单的占比就清清楚楚在百卓优采里看到了,这下,小采已经有了一个数据用来明确表达自己为什么这么忙。那么下一步呢?

对外,小采可以去搜集“采购提前期”更短的供应商,提升供应商的供应能力,同时对于新供应商或者现有供应商,小采在议价时可以分为2个价格,小采作为采购也深知“紧急订单”公司处理起来要花费更多的成本,故对于交期较长的订单小采要求在现有基础上的价格有所降低。这样又过了1个月,“紧急采购”订单相比普通的订单所多付出的成本百卓优采也可以清晰的体现。

有了数据的支撑,公司也意识到了减少“紧急采购”可以给公司带来明显的成本降低,通过百卓优采的“ABC分类”功能找出高价值的物料,先解决重要的问题,通过一段时间的改善,已经使“紧急采购”的数量产生了明显的下降,而没有那么多“紧急采购”的订单,又通过系统大大减少了每个月做报表的时间,小采就有跟多的时间用来做采购的改善工作了。

下一步小采就准备开始给供应商做forecast,希望能通过提供forecast进一步降低采购的成本,小采开始在优采中尝试录入forecast做实验,这下发现,为什么销售90%以上的准确率到了系统里只有50%不到了,通过系统帮助查看发现,原来销售的计算是按照销售金额/预测金额,而系统的forecast需要准确到物料,怪不得差别这么大。看来百卓优采不但可以帮助小采统计数据,更可以帮助愿意学习的采购提升自己的业务能力。

一次盘点之后,小采又想到了,那库房盘点99.8%的准确率是不是也有计算方法的问题呢?因为实际领用的时候,不时会发现要领的物料数量不足,需要紧急采购;而呆滞料却始终在增长。进入百卓优采的盘点模块查看才发现,原来库存准确率的计算还有那么多的计算方法——仓库为了报表好看,将盘亏和盘盈相抵,这样计算出来当然没有多少差异,如果按照“数量绝对差异”计算,只有90.1%的准确率了,系统还提供了“金额绝对差异”“绝对差异百分比平均”和“计数容限”,特别是“计数容限法”更是依据系统对于“ABC分类”的计算结果,为不同类别的物料制定不同的指标,最终统计,按照这样的方法计算,这次库房盘点准确率还不到80%啊。

在使用百卓优采一年之后,小采不但可以看懂各个部门提供给采购的报表,对背后的计算方法也清清楚楚,在向总经理汇报的时候对于每个结论都可以提供优采中的数据作为支撑,甚至在做未来的计划时可以使用优采提供的“专业小工具”模拟不同情况下对应库存,采购成本等数据。供应商对于小采的评价也是越来越“专业”了。


 

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